Door Jan Venema
Soms is een grappig, leuk en lief idee de kiem voor iets groots. Dat is het geval bij Middeleeuws Ter Apel. Ooit begonnen als een idee van de Vereniging voor Vreemdelingen Verkeer (VVV) Ter Apel. Vanuit de gedachte: we hebben een mooi klooster, een levendig dorp en een schilderachtig landschap. Waarom zou je daar niet meer mee doen?
Ter Apel heeft een traditie om vanuit het niets iets groots te laten groeien. Het internationale schaaktoernooi, waar grootmeesters in de strategische denksport graag bij wilden zijn. Het internationale schermtoernooi. Het internationale waterpolotoernooi. Als je een evenement in dit rijtje niet mag vergeten, is dat het Middeleeuws Ter Apel. De ervaring leert dat er bij redelijk tot goed weer zo’n vijfduizend bezoekers op het evenement afkomen. En die komen uit het hele land en de Duitse grensstreek. En in september gebeurt het voor de 25e keer. Een jubileum.
Groots evenement
Het evenement is groot geworden, te groot voor een betrekkelijk kleine vereniging om alles te organiseren. Daarom heeft een stichting de organisatie jaren geleden overgenomen. En de jaarlijkse klus begon ook de stichting een paar jaar gelden boven de kop te groeien. ,,Daarom hebben we opzet van de organisatie twee jaar geleden helemaal veranderd’’, zegt Heidi Wenteler. Ze gaat over de PR en ze is coördinator van de opbouw van het evenement. ,,Er waren op een gegeven moment zoveel dingen die geregeld moesten worden en er waren zoveel vrijwilligers bij betrokken -zo’n tweehonderd-, dat we besloten de hele organisatie op te delen in processen.’’
Voorzitter Sander Zijlstra: ,,Bij die processen moet je denken aan onderdelen als opbouw, catering, het thema, de kleding. Er treden ruim vijfhonderd acteurs op tijdens het evenement. Die moeten allemaal opgevangen en ondergebracht worden. Waar slapen ze? Waar parkeren ze hun auto’s? Waar gaan ze naar de wc? Regel dat maar eens voor een paar dagen. Ieder proces heeft z’n eigen coördinator en die heeft weer zijn of haar eigen verantwoordelijkheid. Het is belangrijk dat iedere ploeg zijn eigen verantwoordelijkheid kent en neemt.’’ Iedere afdeling van de organisatie ligt er veel aan gelegen zo goed mogelijk werk af te leveren. Het resultaat is dat de bezoekers van Middeleeuws Ter Apel een vlekkeloos verlopende belevenis in Ter Apel ondergaan.
15e Eeuw
Zo wil Middeleeuws Ter Apel een waar beeld laten zien hoe de mensen er uitzagen, leefden en zich voedden aan het eind van de 15e eeuw, de tijd dat het klooster werd gesticht. In de begintijd van het evenement, ging het vaak gepaard met een trouwpartij vanuit het klooster. Achteraf bezien ging het niet zo historisch verantwoord zoals het was bedoeld. Tegenwoordig wel. Wie komend september op het evenement afgaat, zal alleen maar dorpelingen, bedelaars en andere lui zien die er uitzien, zoals ze er vijfhonderd jaar geleden uitzagen. Zorgvuldigheid boven alles.
En natuurlijk gaat er nog steeds wel eens wat mis. Maar dat hoort bij een levend evenement. Vice-voorzitter Gerda Toussain: ,,Op een zondag heel vroeg, rond 8 uur deden twee bestuursleden de ronde. Alle kampementen waren net aan het ontwaken. En wat zien ze? Tussen de middeleeuwse tenten door komt een auto aanrijden, bijna over de scheerlijnen! vBleek een ouder echtpaar te zijn dat op zoek was naar het Boschhuis. Ze werden uiteraard veilig begeleid naar hun bestemming.’’
Een ander voorbeeld. Gerda: ,,Een echtpaar verkleed als zwervers zat zo in zijn rol dat ze meer dan verlekkerd zaten te kijken naar een man en vrouw die een portie patat naar binnen werkten. De man en vrouw werden even afgeleid en letten even niet op. Op hetzelfde moment viel het zwerverspaar aan op de patat, zoals zwervers doen. De man en vrouw die het patatje hadden gekocht, werden zo boos dat ze direct naar huis zijn gegaan. Op Facebook hebben ze nog duidelijk laten weten het geen manier van doen te vinden, maar daar is door de Facebook-beheerder van Middeleeuws Ter Apel snel en adequaat op gereageerd. Het probleem was opgelost.’’
Taveerne
Problemen oplossen. Dat doen ze goed in Ter Apel. Er is al jarenlang een taveerne (kroeg) op het evenement. ,,Maar het was een crime om deze voorziening op te bouwen, na het evenement weer af te breken en daarna op te slaan’’, zegt Heidi. Middeleeuws Ter Apel wilde een andere kroeg. En die komt er. ,,Dankzij de medewerking met de Regionale Scholen Gemeenschap’’, zegt Sander.
Heidi: ,,We hebben de school benaderd met de vraag of hun technische leerlingen de nieuwe taveerne konden bouwen. Dat kon. De leerlingen zijn enthousiast. Ze willen zo graag meebouwen. De nieuwe taveerne is al bijna af!’’
Kijk voor meer info op www.middeleeuwsterapel.nl.